«¿Le pongo una licencia Team Member o una completa?» Es la pregunta que más repetimos en cada proyecto de Business Central, porque de la respuesta depende buena parte de la factura mensual. El problema es que «puede consultar y aprobar» suena bien sobre el papel, pero en el día a día genera dudas muy concretas: ¿puede este puesto meter un albarán? ¿Puede aprobar unas vacaciones? ¿Puede editar una ficha de cliente?

Aquí lo vemos puesto por puesto, con ejemplos reales de los departamentos donde más dudas surgen: comercial, RRHH, dirección y almacén.

La regla de base, en una frase

Una licencia Team Member puede leer, aprobar flujos de trabajo y editar unos pocos campos muy concretos (partes de horas, gastos, alguna ficha maestra puntual). Lo que no puede hacer nunca es crear ni registrar documentos: pedidos de venta, pedidos de compra, facturas o asientos contables. Esa línea no la cruza ninguna configuración ni ningún permiso adicional: es un límite del propio tipo de licencia, no del rol que le asignes dentro de Business Central.

Por departamento: qué sí y qué no

Comercial

  • Sí puede: consultar el histórico de un cliente, ver stock disponible, comprobar el estado de un pedido, aprobar un descuento que le llega para validar.
  • No puede: crear el pedido de venta ni la oferta. Si tu comercial factura o registra pedidos él mismo, necesita una licencia completa (Essentials o Premium), no Team Member.

RRHH y nóminas

  • Sí puede: imputar sus propias horas o dietas, solicitar y aprobar vacaciones, consultar el histórico de un empleado.
  • No puede: gestionar la contabilidad de nóminas si esa gestión implica registrar asientos o documentos en el ERP (eso ya es un usuario completo).

Dirección

  • Sí puede: consultar cuadros de mando, informes financieros y de ventas, aprobar gastos o pedidos que superen un límite.
  • No puede: editar esos informes ni introducir movimientos contables. Para la mayoría de perfiles directivos esto es perfecto: consultan y aprueban, no operan.

Almacén

  • Sí puede: consultar ubicaciones y stock, confirmar una tarea de picking ya creada por otro usuario.
  • No puede: registrar la entrada o salida de mercancía si eso implica crear el documento de almacén. En puestos compartidos por turnos, esto suele resolverse mejor con una licencia Device que con Team Member, precisamente porque el operario sí necesita registrar movimientos.

Los tres errores que vemos más a menudo

  • Darle Team Member a quien factura. Se descubre al segundo día, cuando la persona no puede completar su trabajo y hay que cambiar la licencia con prisas.
  • Asumir que «aprobar» incluye «modificar». Aprobar un flujo (por ejemplo, un pedido de compra) no da permiso para editar las líneas de ese pedido.
  • Pensar que es una licencia «de solo lectura». No lo es: permite acciones concretas (aprobar, imputar horas, editar algunos campos), simplemente no permite operar el ERP a diario.

Cómo saber si un puesto concreto encaja en Team Member

Hazte una sola pregunta por cada persona: ¿en algún momento de su trabajo tiene que crear o registrar un documento en el ERP? (un pedido, una factura, un asiento, un movimiento de almacén). Si la respuesta es sí, aunque sea para una sola tarea al mes, necesita una licencia completa. Si la respuesta es no —solo consulta, aprueba o imputa horas/gastos—, Team Member le sobra de sobra y ahorras dinero real.

Preguntas frecuentes

¿Un Team Member puede editar una ficha de cliente o artículo?

Puede editar algunos campos muy concretos de fichas maestras que ya existen —por ejemplo, actualizar un teléfono de contacto o una dirección de envío—, pero no puede crear fichas nuevas ni tocar los campos que afectan a la contabilidad, al stock o al precio. La distinción importa en el día a día: si necesitas que alguien dé de alta clientes nuevos, gestione tarifas o mantenga el maestro de artículos al completo, esa persona necesita una licencia completa, no un Team Member. En la práctica, la mayoría de empresas dan estos permisos limitados a perfiles de atención al cliente o administración que solo necesitan mantener datos de contacto actualizados, no crear ni transformar registros del ERP.

¿Puedo pasar a un usuario de Team Member a licencia completa más adelante?

Sin ningún problema, y es algo que hacemos con frecuencia. Al ser una suscripción mensual, cambiar el tipo de licencia de una persona es una gestión administrativa, no un proyecto técnico: se actualiza en el panel de administración de Microsoft 365 y el usuario recupera sus mismos accesos, ahora con permisos de usuario completo. Es habitual empezar con pocas licencias completas para controlar el gasto los primeros meses de un proyecto, e ir ampliando según cambian las funciones de cada persona o crece el equipo. Tampoco hay penalización por hacerlo varias veces: si alguien pasa de Team Member a completo y después vuelve a Team Member, el cambio se aplica igual de rápido cada vez.

¿Team Member convive con Essentials y con Premium?

Sí, con cualquiera de los dos planes, y es la combinación más habitual en la práctica: la mayoría de empresas tienen un núcleo reducido de usuarios completos (Essentials o Premium, según si fabrican o dan servicio técnico) y un número mayor de usuarios Team Member alrededor. La restricción de no mezclar planes solo afecta a los usuarios completos entre sí —no puedes tener a la vez usuarios completos Essentials y Premium en el mismo entorno—, pero las licencias Team Member y Device son independientes de esa regla y se combinan sin problema con cualquiera de los dos. Lo explicamos con más detalle en nuestro artículo sobre qué licencia de Business Central necesitas.

En resumen

Team Member no es una licencia «reducida» de peor calidad: es la licencia correcta para todo el que consulta, aprueba o imputa sin operar el ERP a diario. El ahorro real de un proyecto de Business Central está en contar bien quién necesita cada tipo, puesto por puesto, no en asumirlo por el cargo de cada persona.

Si quieres que revisemos plantilla por plantilla qué licencia le corresponde a cada puesto, consulta nuestro servicio de implantación de Business Central o cuéntanos cómo trabaja tu equipo y te lo dimensionamos sin compromiso.