Ya sabes que existen varios tipos de licencia de Business Central. La pregunta que viene justo después es distinta: ¿cuántas necesitas de cada tipo? Es la fase donde más dinero se pierde, en los dos sentidos: empresas que contratan usuarios completos de más «por si acaso», y empresas que se quedan cortas y acaban ampliando con prisas a mitad de proyecto.
Aquí tienes el método que usamos con nuestros clientes para contar bien, sin depender de intuiciones.
El error de fondo: contar por departamento, no por persona
Es tentador pensar «el departamento de ventas necesita licencia completa» y multiplicar por el número de personas. Pero dentro de un mismo departamento casi siempre hay perfiles mixtos: el responsable comercial que factura y gestiona pedidos (licencia completa) y el comercial de calle que solo consulta stock y aprueba descuentos desde el móvil (Team Member). Contar por departamento infla la factura sin necesidad.
El método: cuatro columnas por persona
Haz una lista de todas las personas que van a tocar el ERP de alguna forma, y para cada una responde a esto:
| Persona | ¿Crea o registra documentos? | ¿Puesto compartido por turnos? | Licencia |
|---|---|---|---|
| Responsable de compras | Sí, crea pedidos de compra | No | Completa |
| Comercial de calle | No, solo consulta y aprueba | No | Team Member |
| Operario de almacén (3 turnos, 1 terminal) | Sí, registra entradas/salidas | Sí | Device |
| Gerencia | No, solo aprueba e informa | No | Team Member |
| Asesoría externa | No, solo consulta | No | Contador externo (gratis) |
Con esta tabla rellena para toda tu plantilla tienes, literalmente, el número de licencias de cada tipo que necesitas contratar. No hay paso intermedio ni estimación: es una suma directa.
Tres señales de que estás contando mal
- Más de la mitad de tu plantilla sale como licencia completa. En la mayoría de pymes, entre el 40% y el 60% de las personas que tocan el ERP encajan en Team Member. Si tu proporción es muy distinta, revisa fila por fila: es fácil marcar «crea documentos» por costumbre sin comprobarlo.
- Cuentas licencias por ordenador, no por persona. Business Central se licencia por usuario nombrado (salvo Device, que es la excepción). Si dos personas comparten un mismo puesto de oficina en distintos horarios, necesitan dos licencias, no una.
- No has contado los puestos compartidos por turnos aparte. Un terminal de almacén o un TPV usado por varios operarios en distintos turnos casi siempre sale más barato con una licencia Device que sumando una licencia nombrada por cada operario que pasa por ese puesto.
Qué hacer con los casos dudosos
Si una persona solo va a crear documentos de forma ocasional (por ejemplo, sustituye a alguien de baja una vez al año), no merece la pena mantenerle una licencia completa todo el año. Al ser una suscripción mensual, puedes subir su licencia solo el tiempo que la necesite y volver a bajarla después.
Preguntas frecuentes
¿Puedo empezar con menos licencias e ir ampliando?
Sí, y es lo que recomendamos en la mayoría de proyectos: arrancar con el recuento ajustado a la realidad del primer mes, no sobredimensionar desde el día uno por miedo a quedarte corto. Business Central es una suscripción mensual, así que añadir una licencia nueva cuando surge una necesidad real tarda minutos, no semanas, y no exige ningún cambio en el resto del sistema. La alternativa —contratar licencias «por si acaso»— tiene un coste real y continuado: cada licencia completa que nadie usa a diario es dinero que se paga mes tras mes sin ningún retorno. Preferimos revisar el recuento a los tres meses de arrancar, cuando ya se ve con claridad quién usa el ERP de verdad y de qué forma, y ajustar entonces con datos reales en vez de estimaciones iniciales.
¿Las licencias gratuitas de contador externo cuentan en este recuento?
No consumen presupuesto, así que no hay que sumarlas al gasto mensual, pero sí conviene anotarlas aparte en tu recuento porque Microsoft las limita a un máximo de 3 licencias gratuitas de contador externo por empresa. Si tu asesoría trabaja con varias personas que necesitan acceso independiente a tus datos —por ejemplo, quien lleva la contabilidad y quien presenta los modelos fiscales—, ese límite de 3 puede quedarse corto, y a partir de la cuarta persona necesitarías una licencia Team Member normal, que sí tiene coste. Merece la pena confirmar con tu asesoría cuántas personas necesitan entrar realmente antes de asumir que las 3 gratuitas cubren todo el equipo externo.
¿Y si no sé todavía quién va a usar el ERP a diario?
Es habitual en proyectos que arrancan de cero o que vienen de un sistema muy distinto, donde todavía no está claro cómo se van a repartir las tareas en el ERP nuevo. En ese caso, dimensionamos el recuento junto a nuestros clientes durante la fase de análisis inicial, antes de contratar ninguna licencia: revisamos los procesos actuales de la empresa, identificamos quién participa en cada uno y traducimos eso a roles reales dentro de Business Central. Es parte natural del proceso de implantación, no algo que tengas que resolver en soledad ni adivinar de antemano. Si además tienes dudas sobre el coste total del proyecto, lo tratamos en nuestro artículo sobre cuánto cuesta migrar a Business Central.
En resumen
Contar licencias bien no es complicado, pero exige mirar persona a persona y no por departamento ni por intuición. La tabla de cuatro columnas te da la cifra exacta sin adivinar, y evita tanto pagar de más como quedarte corto a mitad de proyecto.
Si prefieres que lo hagamos contigo, échale un vistazo a nuestro servicio de implantación de Business Central o cuéntanos cuántas personas van a tocar el ERP y te devolvemos el recuento exacto, sin compromiso.