Factura electrónica B2B: qué cambia con la Ley Crea y Crece
La factura electrónica entre empresas ha dejado de ser una recomendación
para convertirse en obligación. La Ley 18/2022 (Crea y Crece)
extiende a todas las operaciones entre empresas y profesionales algo que
hasta ahora solo se exigía al facturar a la Administración pública.
Si emites facturas a otras empresas, esto te afecta. Un PDF no es
una factura electrónica: necesitas un formato estructurado (Facturae),
poder emitir y recibir, informar del estado de cada factura
y conservarlas. La parte técnica se resuelve en semanas; lo que lleva tiempo
es depurar tus datos de clientes.
Qué es la factura electrónica (y qué no)
El malentendido más común: un PDF enviado por correo no es una factura
electrónica. Aunque lo generes desde el ordenador y no lo imprimas nunca,
sigue siendo un documento pensado para que lo lea una persona.
Una factura electrónica es un fichero en formato estructurado
que el sistema del receptor puede procesar automáticamente, sin que nadie
teclee nada. En España el formato de referencia es Facturae,
un XML con todos los campos normalizados. La diferencia no está en si el papel
desaparece, sino en si la máquina del otro lado puede leer la factura sin ayuda humana.
PDF por correo
Documento para leer con los ojos. No es estructurado y no puede procesarse de forma automática.
Facturae (XML)
Fichero estructurado con campos normalizados que el sistema del receptor lee sin intervención manual.
A quién afecta
A todos los empresarios y profesionales en sus operaciones entre empresas
(B2B). No importa el tamaño: alcanza tanto a la gran compañía
como al autónomo que factura a otra empresa. Lo que cambia según el tamaño es
cuándo te toca, porque la entrada es escalonada. Quedan fuera
las operaciones con particulares (B2C), que siguen su régimen habitual.
El calendario
Los plazos se cuentan desde la entrada en vigor del reglamento que desarrolla
la ley, y han sufrido varios ajustes. El esquema general: las empresas con
mayor volumen disponen de un plazo más corto y el resto de empresas y
autónomos cuentan con un plazo adicional.
consulta la situación actualizada en las fuentes oficiales de la Agencia
Tributaria y del Ministerio de Economía, ya que el calendario puede cambiar.
Qué te va a exigir en la práctica
Más allá del formato, la norma persigue combatir la morosidad. Por eso no
basta con emitir el fichero:
Emitir estructurado
Todas tus facturas B2B en formato estructurado (Facturae).
Saber recibir
Poder recibirlas en ese formato, no solo emitirlas. La parte que muchos pasan por alto.
Informar del estado
Comunicar si cada factura recibida está aceptada, rechazada o pagada. Es la clave del control de la morosidad.
Conservar
Garantizar su autenticidad e integridad durante el plazo legal.
Facturae y FACe: quién es quién
Dos términos que suelen confundirse:
Facturae
La estructura del fichero XML de la factura.
FACe
El punto de entrada de facturas de la Administración General del Estado, donde se remiten las facturas al sector público.
con ambos. Buena noticia: parte del camino ya lo tienes andado.
Cómo prepararte
-
1
Mira qué hace hoy tu sistema
¿Tu programa genera Facturae? ¿Firma digitalmente? ¿Sabe recibir facturas estructuradas de tus proveedores? La respuesta te dice cuánto trabajo tienes por delante.
-
2
Revisa tus datos maestros
Lo que más retrasos provoca. Un formato estructurado no perdona: si a un cliente le falta el CIF o tiene mal la dirección fiscal, la factura se rechaza. Empezar a limpiar la base de clientes ahora te ahorra incendios después.
-
3
Consigue tu certificado digital
Necesitarás un certificado válido para firmar. Si ya lo tienes, comprueba la caducidad: renovarlo con las facturas paradas no es buen plan.
-
4
Decide dónde vive el proceso
Puedes exportar facturas a una herramienta externa o integrar todo el ciclo en tu ERP. La segunda opción evita el trasiego de ficheros y deja la trazabilidad en un único sitio: qué se firmó, cuándo se envió y en qué estado está cada factura.
Preguntas frecuentes
¿Un PDF firmado digitalmente vale?
No para cumplir con la obligación B2B. La firma aporta autenticidad, pero el PDF sigue sin ser un formato estructurado que el receptor pueda procesar de forma automática.
Facturo muy poco, ¿también me afecta?
Sí. La obligación no depende del volumen: si facturas a otra empresa o profesional, entras. El volumen solo influye en la fecha a partir de la cual te toca.
¿Y si mi cliente no está preparado?
La obligación es de ambas partes, así que tarde o temprano lo estará. Mientras tanto, lo razonable es poder emitir en los dos formatos durante la transición y no esperar a que el otro dé el paso primero.
¿Cuánto se tarda en estar listo?
La parte técnica se resuelve en semanas. Lo que lleva tiempo es depurar los datos de clientes y ajustar la operativa interna. Por eso conviene empezar por ahí y no dejarlo para el final.
Facturación electrónica no es lo mismo que Verifactu
La Ley Crea y Crece regula el formato en el que facturas a
otras empresas (Facturae, estructurado, con seguimiento del estado de cada
factura). Verifactu es una obligación distinta e independiente:
regula cómo debe comportarse tu software de facturación
—trazabilidad, huella encadenada y código QR en cada factura—,
y afecta a cualquier factura, sea a una empresa o a un particular. Puedes
estar afectado por las dos a la vez, pero cada una exige algo distinto de tu
sistema.
Si quieres entender la otra obligación en detalle, tenemos una guía completa
sobre qué es Verifactu y cómo funciona, el
calendario actualizado con
los plazos de Verifactu para 2027, y una
checklist con los puntos a comprobar antes de tu fecha límite.